در پروژه های مهندسی (Engineering) ،اقلام قابل تحویل از جنس نقشه و مدرک می باشد که به منظور کنترل و پایش آنها از فرمتی به نام Master Document Register که به اختصار MDR می گویند، استفاده می شود.
MDR یک بانک اطلاعاتی جامع از تمامی مدارک مهندسی پروژه می باشد که بطور معمول در نرم افزارهای Excel,Access,SharePoint و … تهیه می شود.
این بانک اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد که امکان فیلتر و یا جستجو مدارک بر اساس شماره مدرک و یا نام مدرک وجود داشته باشد و همچنین بتوان سوابق،تعداد رفت و برگشت مدارک میزان پیشرفت مدارک را در آن مشاهده کرد.
نکته:
تمامی محاسبات پیشرفت مهندسی بر اساس MDR صورت میگیرد و لازم است در هنگام تدوین و طراجی آن بیشترین دقت عمل انجام پذیرد تا جامع ترین حالت ممکن مستند گردد .
-
اطلاعاتی که در MDR وجود دارد عبارتند از :
- شماره و شرح مدارک
- شماره و تاریخ نامه های ارسالی پیمانکار
- شماره و تاریخ نامه های پاسخ کارفرما /مشاور
- Document Type (نوع مدرک)
- Discipline (مانند Civil ،Mechanical ,Electrical و …)
- Document Status (وضعیت مدارک) بطور Commented , Rejected , Approved as Note , Approved,Pending
- فاکتور وزنی (W.F) مدارک
- درصد تکمیل مدارک مطابق PMS مهندسی
- Revision Number (شماره بازنگری هر مدرک)
- Planned Issue Date (تاریخ تولید مدرک مطابق برنامه زمانبندی)
و …
-
تهیه، کنترل و بروز رسانی MDR:
MDR توسط واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و یا واحد کنترل مدارک مهندسی DCC تهیه و بروز رسانی می شود.
-
وظایف مرکز کنترل اسناد یا Document Control Center) DCC:
فعالیت های کنترل، مدیریت، ثبت و ردیابی مدارک مهندسی در واحدی به نام DCC انجام می شود که وظایف آن عبارت است از:
- دریافت و توزیع داخلی و خارجی مدارک مهندسی.
- ثبت اطلاعات مدارک ، ورود و خروج آن ها در نرم افزار مربوطه (اکسل،اکسس و …).
- کنترل صحت گردش مدارک و فرمت آنها بر اساس روش های اجرائی مصوب.
- بایگانی کاغذی و الکترونیکی مدارک مهندسی.
- پاسخگوئی در خصوص وضعیت مدارک مهندسی .
نکته:
کنترل مدارک از نظر صحت و درستی اطلاعات فنی بر عهده واحد DCC نمی باشد و این موضوع توسط واحد مهندسی سازمان انجام می شود.
جهت آشنائی با فرمت MDR، در ادامه یک نمونه ساده دو سطحی، در قالب فرمت اکسل بصورت فرموله شده تهیه شده است که می توانید آن را دانلود بفرمائید:
