پراجکت سرور یک راهکار مدیریت پروژه تحت سرور است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه پیدا کرده است. در واقع مایکروسافت می خواست با این راهکار، کارکردهای نرم افزار MSP را افزایش دهد و آن را از یک برنامه ساده در کامپیوتر مدیر پروژه به یک سامانه جامع و متمرکز برای مدیریت همه ی پروژه ها و منابع سازمان تبدیل کند. مایکروسافت توانست در زمان کوتاهی این کار را انجام بدهد. این سامانه با وجود عمر کوتاه خود در مقایسه با دیگر سیستم ها، به یکی از رهبران بازار تبدیل شده است.
پراجکت سرور برای عملکرد خود از دو سیستم قدرتمند استفاده می کند:
- مایکروسافت شیرپوینت سرور (Microsoft SharePoint Server) : به عنوان پایه ای برای سایت های این سامانه
- مایکروسافت اس کیو ال سرور (Microsoft SQL Server) :برای مدیریت پایگاه داده ها (محل ذخیره سازی همه اطلاعات سازمانی، از وظایف و منابع گرفته تا اسناد و تصاویر)
کاربران از دو راه برای تعامل با آن استفاده می کند:
- نرم افزار مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project) :معروف به MSP که به عنوان برنامه ای برای طرح ریزی و زمانبندی پروژه استفاده می شود.
- مرورگر وب : برای اتصال به سایت “برنامه وب پروژه” که به آن PWA ( Project Web App) گفته می شود که همه نماها و گزارش ها در آن وجود دارد.
- قابلیت جالب دیگر سامانه پراجکت سرور این است که مقدارLoad (بار کاری) منابع در هر پروژه و در کل پروژه ها قابل مشاهده و تحلیل بوده که سازمان و مدیر پروژه می توانند نیازهای خود به هر منبع را پیش بینی کنند و استفاده موثرتری از منابع داشته باشند.
- امکان آنالیز حجم کار قابل انجام توسط منابع پروژه، هم در سطح پروژه و هم در سطح منبع در “مرکز منابع” مایکروسافت پراجکت سرور فراهم شده است. این قابلیت سازمان ها را قادر می سازد منابع مورد نیاز در آینده را پیش بینی کنند و از منابع موجود به شکل موثری استفاده نمایند.
- در پراجکت سرور این امکان هم وجود دارد که دستمزد افراد بر اساس اطلاعات این سامانه پرداخت شود. بخش برگه زمانی (Timesheet) به همین منظور در برنامه قرار گرفته است که در این قسمت می توان مقدار کار هر فرد را در پروژه ها و در دیگر کارهای غیرپروژه ای ثبت کردو برای محاسبه کل کارکرد فرد در ماه استفاده می شود .
- در پراجکت سرور می توان به کمک شیرپوینت برای هر پروژه،سایت مجزایی ایجاد کرد که به این سایت، “فضای کاری پروژه” می گویند،افراد حاضر در تیم می توانند اسناد، ریسک ها، مشکلات و هر نوع اطلاعاتی را در این محل با هم در میان بگذارند.
- شرکت مایکروسافت، قابلیتهای MSP را با ارایه پراجکت سرور و نسخه تحت وب پراجکت (PWA)به شکل چشم گیری گسترش داده است بطوری که پراجکت سرور اطلاعات پروژه ها را در یک پایگاه داده SQLمرکزی ذخیره سازی می کند و از دسترسی غیر مجاز و خرابی های احتمالی محافظت می نماید و همچنین ادمین پراجکت سرور می تواند میزان دسترسی کاربران را کنترل و مدیریت کند.
- به کمک این سامانه، مدیر پروژه می تواند با تیم خود ارتباط برقرار کند و وظایف را بین آنها تقسیم کند. انجام همه این تخصیص ها و اجرای گردش های کاری در داخل سامانه اتفاق می افتد. افراد تیم پروژه می توانند وظایفشان را در کارتابل شخصی خود ببینند. آخرین تغییرات صورت گرفته در هر تخصیص توسط این افراد به مدیر پروژه گزارش می شود و در صورت تایید، در برنامه اعمال می شود.
- مدیر پروژه نیاز دارد وظایف پروژه را بین اعضای تیم توزیع کند و در خصوص طرح های پروژه با آنها تعامل نماید. توزیع وظایف پروژه بین اعضای تیم از طریق صفحه نخست PWA انجام می شود. اعضای تیم می بایست آخرین وضعیت وظایفی که به آنها محول شده است را به اطلاع مدیر پروژه برسانند. مایکروسافت پروجکت امکان تعامل الکترونیکی بین اعضای تیم و مدیران پروژه را فراهم کرده است و اعضای تیم می توانند وضعیت وظایف شان را از طریق PWA و لیست وظایف من و یا برگه کار (time sheet) به روز نمایند.
- Project center (مرکز پروژه) امکان گزارش گیری از اطلاعات پروژه های یک سازمان را در سطح پروژه فراهم می کند که مدیران پروژه می توانند وارد جزییات یک پروژه شوند.
- تعریف نماها در PWA نسبت به مایکروسافت پروجکت (MSP) بسیار ساده تر و قوی تر شده است. پروجکت سرور سفارشی سازی های مربوط به تقویم ها، نماها، جدول ها، فیلترها و فیلدها را در یک ناحیه جامع سازمانی (Enterprise Global area) ذخیره سازی می کند و هر بار که کاربران پروجکت (MSP) را مجددا باز کنند آخرین نسخه ذخیره شده در این ناحیه سازمانی را دریافت میکنند و بدین ترتیب از تغییرات ناخواسته در استاندارد سازیهای سازمانی محافظت می شود.
- گزارش های متنوعی برای هر پروژه در مرکز پروژه های سایت PWA وجود دارد که مدیران می توانند جزئیات و زمانبندی هر پروژه را ببینند و هرگونه اطلاعاتی در سطح پروژه، فعالیت ها و منابع را استخراج کنند و همچنین داشبوردهای مدیریتی، نگاه گسترده و نگرش عمیقی به آنچه که در پروژه می گذرد به مدیران می دهد. داشبورد مجموعه ای از جدول ها، نمودارها و علائم گرافیکی است که وضعیت پروژه ها را از ابعاد مختلف نمایش می دهد.
