KPI در مدیریت پروژه

KPI چیست؟

KPI مخفف سه کلمه Key Performance Indicator بوده و به معنی شاخص(های) کلیدی عملکردی می باشد.

KPI شامل ابزارهای مختلف اندازه گیری برای ارزیابی موفقیت یا شکست پروژه و چگونگی دستیابی به اهداف پروژه می باشد.

KPI ها نه تنها وضعیت عملکرد گذشته و جاری پروژه را نمایش می دهند بلکه به عنوان ابزاری برای شناسایی موانع و مشکلات مربوط به آینده پروژه استفاده می شوند.

شرایط KPI :

قبل از شروع پروژه لازم است شاخص ها، توسط تمامی ذینفعان پروژه مورد توافق قرار گیرند.

برای مخاطبین معنی دار باشند.

بطور منظم اندازه گیری شوند.

در جهت منافع پروژه و هم راستای اهداف آن باشند.

عوامل موفقیت سازمان را منعکس کنند.

مبنایی برای تصمیم گیری های مهم در طول چرخه عمر پروژه باشند.

خاص هر پروژه تهیه شوند.

واقع بینانه،مقرون به صرفه، متناسب با فرهنگ، محدودیت های سازمان و در چاچوب زمان باشند.

چند مثال از KPI در پروژه:

انحراف از بودجه برنامه ریزی شده.

انحراف زمانی پروژه.

عملکرد زمانی و هزینه ای پروژه.

سهم درصد مایل استون های انجام شده و انجام نشده .

سهم درصد فعالیت های تکمیل شده و نکمیل نشده .

فعالیت های بحرانی که دچار تاخیر شده اند.

هیستوگرام منابع پروژه.

پیش بینی وضعیت پروژه

و …

ابزارهای نمایش KPI:

به منظور نمایش شاخص های کلیدی و اطلاعات پروژه، لازم است از روش هایی استفاده گردد که خواندن و تفسیر آن آسان بوده و بتوان در یک نگاه از وضعیت کلی پروژه مطلع شد و به راحتی بتوان به اطلاعات بخش های مختلف پروژه دسترسی داشت .

سریعترین راه برای مروری کامل از وضعیت عملکرد پروژه استفاده از یک داشبورد KPI می باشد.

داشبورد KPI تمامی معیارهای مهم و کلیدی پروژه را جمع آوری کرده و بطور سازماندهی شده و منظم به تصویر می کشد.

با استفاده از این داشبورد،تیم پروژه به طور مداوم از وضعیت پروژه مطلع شده تا بتواند تصمیم گیری آگاهانه و جلوگیری از بروز اشتباهات را میسر سازد.

ساخت داشبوردهای مدیریتی در اکسل یکی از کارآمدترین روش نمایش KPI ها در پروژه می باشد که با استفاده از آن می توان شاخص های کلیدی مربوط به هر پروژه را در آن مشاهده کرد.

دوره آموزش ساخت داشبوردهای مدیریتی در اکسل

نمونه هایی از داشبوردهای مدیریتی