همیشه در انجام پروژه ها در هر زمینه و صنعتی که باشد با تغییر محدوده و طولانی شدن آنها روبه رو می شویم، با پیشرفت کار معمولا کارفرما از پیمانکاران انتظار کار بیشتر از توافق اولیه را دارند بدون آنکه متوجه تاثیر آن بر روی زمانبندی و یا بودجه پروژه داشته باشند.
تغییرات در پروژه یک امر عادی و طبیعی است که اگر مدیریت نشود باعث افزایش هزینه ها، تحویل بی کیفیت نتایج و محصولات شده و در نهایت به شکست پروژه منجر خواهد شد.
برای جلوگیری از این پیش آمد لازم است قبل آن، شما را با دو اصطلاح زیر آشنا کنم:
1- Scope Creep (خزش محدوده یا گستره) :
توسعه و افزایش کنترل نشده محدوده پروژه ، بدون در نظر گرفتن تاثیر آن بر زمان ، هزینه ، کیفیت و منابع پروژه که معمولا این کار توسط کارفرما در پروژه انجام می شود.
2- Gold Plating (آبکاری طلا) :
اضافه کردن امکانات و یا انجام کارهای جدید به طوری که در محدوده اولیه وجود نداشته و یا با کارفرما توافق نشده باشد و معمولا این کار توسط پیمانکار به منظور جلب رضایت کارفرما انجام می شود که اگر بدون در نظر گرفتن تبعات آن صورت پذیرد، احتمال شکست پروژه به شدت افزایش خواهد یافت.
نکته:
انجام Gold Plating می تواند به Scope Creep منجرشود.
علل شایع در وقوع Scope Creep عبارت است از:
- عدم تدوین بیانیه کار (SOW) در مراحل آغازین پروژه
- تعریف بیانیه محدوده (Scope Statement) و بیانیه کار (SOW) بطور مبهم که قابلیت تفسیر داشته باشد.
- عدم شفافیت در مورد محدوده اولیه پروژه و اهداف پروژه
- ارتباط ضعیف یا ناکافی بین اعضای تیم ، رهبری تیم ، مدیران پروژه و ذینفعان کلیدی
- سوء استفاده کارفرما از توانایی های پیمانکار
- فرآیند کنترل تغییرات نامناسب و ناکارآمد در سازمان
- ضعف مدیریت (مدیر پروژه) که قادر به گفتن “نه” نیست و یا اینکه به طور مداوم قول انجام کاری را به کارفرما می دهد.
- پذیرفتن و انجام کارهای جدید در فاز اختتام پروژه
استراتژی هایی برای مدیریت و کنترل Scope Creep:
- تدوین دستور العمل و پیاده سازی فرآیند کنترل تغییرات کارآمد با قابلیت مستند سازی درخواست تغییرات (change requests) ،دلیل تغییر، نتیجه اثر تغییر بر روی زمان ، هزینه ، … که امکان پیگیری آن نیز وجود داشته باشد.
- استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه که امکان تهیه برنامه و کنترل دقیق پیشرفت پروژه با توجه به Scope توافقی را تسهیل کند.
- به روزرسانی های منظم Scope Statement که پس از تأیید درخواست های تغییر توسط ذینفعان تعیین شده ، انجام شده است.
- همکاری همه اعضای تیم ، حامی پروژه، کارفرما و حتی کابر نهائی جهت جلوگیری و یا مدیریت Scope Creep در پروژه
