معرفی نرم افزار مدیریت و کنترل مدارک در پروژه های مهندسی و خرید

مقدمه

مقوله مدیریت اطلاعات در پروژه ها و به ويژه پروژه های صنعتی با توجه به ابعاد آنها همواره یکی از اصلی ترین دغدغه های مدیران در سازمان های پروژه محور است. در* یک پروژه ارتباط مناسب سطوح بالایی پروژه و سازمان با سطوح پایین و اجرایی پروژه همیشه یکی از بزرگ ترین چالش های پروژه می باشد. با توجه به حجم بالای تراکنش ها، تعاملات، رخدادها و تصمیمات متخذه در پروژه ها و همچنین تعدد موجودیت های مختلف درگیر در آن اعم از کارفرما، شرکت های پیمانکار، طراح و مشاور، لزوم دستیابی صحیح و به موقع به اطلاعات پروژه یکی از بزرگترین نیاز مدیران سازمان برای کنترل و مدیریت پروژه های در حال اجرا می باشد که راهکار مناسب برای تحقق این نیاز برخورداری از سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها موسوم به   PMIS) Projects management Information System) می باشد.

یکی از اصلی ترین فاز در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز E یا همان فاز مهندسی و طراحی پروژه است که اولین فاز از فازهای سه گانه با این رویکرد می باشد. در یک پروژه مهندسی با توجه به ماهیت آن که همواره بر پایه و اساس تولید مدارک استوار است،، مقوله مدیریت اطلاعات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در پروژه های مهندسی، خروجی و محصول  پروژه بر پایه مدارکی استوار است که نهایتا فازهای بعدی پروژه (یعنی P و C) و پس از آن (پیش راه اندازی، راه اندازی و نگهداری ) را تغذیه می نماید. در این پروژه ها کلیه تعاملات پروژه بر پایه رد و بدل شدن مدارک و اطلاعات مربوط به آن و مکاتباتی استوار است که نهایتا مدیریت صحیح مجموعه بر این اطلاعات سبب پیش برد صحیح و سریع پروژه می گردد. پیچیدگی این مقوله برای سازمان ارائه دهنده خدمات مهندسی یا حتی کارفرما و مشاورانی که ناظر بر اجرای چنین پروژه هایی می باشند، زمانی چند برابر می شود که مجموعه با چندین پروژه هم زمان و به تبع آن با حجم عظیمی از مدارک با وضعیت و تعاملات متعدد روبرو می شود.

در یک پروژه مهندسی، تبادل اطلاعات فنی، تهیه نسخ مختلف از مدارک، ارائه نقطه نظرات توسط کارفرما و مشاور، تغییر وضعیت مدارک به ازای هر بار تهیه مدرک، گردش داخلی مدارک در داخل تیم پیمانکار طراح (پیمانکار دست اول یا دست دوم) و سپس بررسی این مدارک در تیم  مشاور و کارفرما، تبادل اطلاعات و مکاتبات مختلف بین موجودیت های مذکور، لزوم مدیریت منابع به ويژه در حوزه منابع انسانی و نهایتا کنترل وضعیت پیشرفت پروژه بر اساس وضعیت مدارک در چندین پروژه مختلف با رویه های گوناگون، همه حجم بالایی از اطلاعات را به وجود خواهند آورد که مدیریت جریان های اطلاعاتی تولید شده ناشی از رد و بدل شدن این حجم از اطلاعات در درون و بیرون سازمان را بدون استفاده از ابزار مکانیزه دشوار و در مراحل بعدی غیر ممکن می سازد.

در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد. در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C  است.

تعدد فراوان اقلام و تجهیزات در یک پروژه بزرگ، وجود رویه های مختلف در تامین هر یک از اقلام، تنوع تامین کنندگان و منابع گوناگون، لزوم تبادل اطلاعات و تعاملات مختلف اعم از تعاملات فنی بین کارفرما (مشتری) و مجری (تیم تدارکات و بازرگانی)، مطالعه و بررسی مدارک از فاز مهندسی (E)، تبادل اطلاعات فنی و مالی بین تیم بازرگانی با فروشندگان، سازندگان و تامین کنندگان و از همه مهم تر ملاحظات حیاتی جهت تغذیه به موقع انبار برای اجرای صحیح در فاز ساخت و ده ها تراکنش دیگر در فاز خرید و تحویل شامل حمل، بازرسی ترخیص به علاوه تعاملات داخلی و درون سازمانی شامل فرآیندهای تیم بازرگانی، همه مجموعه مسائلی هستند که لزوم برخورداری از یک سیستم مکانیزه برای مدیریت اطلاعات و کنترل فرآیندها در یک پروژه بازرگانی را ضروری می نماید.

معرفی سیستم مدیریت اطلاعات و کنترل مدارک مهندسی (EDMS)

همانطور که در مقدمه شاره گردید، در یک پروژه مهندسی، تعدد مدارک و وجود تراکنش های مختلف بر روی هر مدرک، فعل و انفعالاتی هستند که کنترل و مدیریت آنها از پیچیده ترین مقوله های پروژه بوده و لزوم استفاده از ابزار مکانیزه برای مدیریت آنها به ويژه در پروژه های بزرگ و هم زمان اجتناب ناپذیر است.

نرم افزار (EDMS (Engineering Data Management System یک سيستم جامع براي مدیریت اطلاعات و كنترل مدارك در پروژه‌هاي مهندسي مي‌باشد، این سیستم تمامي مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با مدارك مي‌باشد را در بر می گیرد. حوزه EDMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت گردش مدارك و تعاملات مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر منابع انساني پروژه و به تبع آن به مقوله‌هاي مديريت پرسنل، ساختار سازمان، ساختار پروژه و Resource Plan را مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله و قابليت تعريف برنامه زمانبندي، با ارائه گزارشات متنوع به بخش كنترل پروژه مرتبط مي‌شود. علاوه بر این مباحث، EDMS براي مديريت كامل‌تر یک مجموعه مهندسی، مباحث ديگري همچون آرشيو فني براي مديريت مكاتبات و صورتجلسات، گزارش كاركرد پرسنل يا تایم شیت براي مديريت منابع انساني و بررسي كاركرد واقعي نیروی شاغل در يك پروژه را نيز در خود جاي داده است  شکل زیر در یک شمای کلی حوزهایی که EDMS پوشش می دهد را نشان می دهد:

معرفی سیستم مدیریت اطلاعات و فرآیندهای پروژه های تامین و خرید (PPMS)

مطابق با توضیحات ارائه شده در مقدمه، در یک پروژه خرید و بازرگانی، وجود فرآیندهای مختلف و تراکنش های متعدد با موجودیت های درون و برون سازمانی  مجموع فعل و انفعالاتی هستند که کنترل و مدیریت آنها از پیچیده ترین مقوله های پروژه بوده و لزوم استفاده از ابزار مکانیزه برای مدیریت آنها به ويژه در پروژه های بزرگ و هم زمان اجتناب ناپذیر است.

نرم افزار PPMS (Procurement Project Management System یک سيستم جامع براي مدیریت اطلاعات و كنترل فرآیندها در پروژه‌هاي بازرگانی مي‌باشد، این سیستم تمامي مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با فاز بازرگانی و خرید تجهیزات مي‌باشد را در بر می گیرد. حوزه PPMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت تعاملات و فرآیندهای مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر مقوله‌هاي برون سازمانی شامل تعاملات پیمانکار با کارفرما و به موازات تعاملات با سازندگان، فروشندگان و تامین کنندگان را مدیریت نموده و این فرآیند را از ابتدای سفارش گذاری کالا تا زمان حمل، ترخیص و نهایتا تحویل کالا به انبار مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله امکان برنامه ریزی در حوزه اجرا و کنترل مقوله مالی (Cash Flow) را نیز فراهم می سازد ،شکل زیر در یک شمای کلی حوزهایی که EDMS پوشش می دهد را نشان می دهد:

ويژگی های فنی این نرم افزار :

مهم ترین نقطه قوت این نرم افزار را باید در تجربه توامان تیم توسعه دهنده در مشارکت در پروژه های مهندسی و خرید و لمس ابعاد مختلف و فضای واقعی پروژه ها و عجین شدن با روح این پروژه ها و تلفیق آن با توانایی های موجود در زمینه توسعه سیستم های مکانیزه دانست. تيم توسعه دهنده نرم‌افزار سال‌ها از نزديك در پروژ‌هاي مختلف و با شرايط متفاوت درگير بوده و از نزديك با تمامي ابعاد كار آشنا می باشند، لذا در طراحي اين نرم‌افزار ويژ‌گي‌هايي را لحاظ نموده‌اند كه علاوه بر تسهيل كاربري، نرم‌افزار به بهترين شكل ممكن كاربردي نيز باشد. اين نرم‌افزار که پيش از عرضه به بازار سال ها به صورت آزمايشي در شرايط واقعي و در چندين پروژه مورد استفاده قرار گرفت هم اکنون و پس از عرضه به بازار در سال 1390 در بیش از هفتاد پروژه بزرگ ملی با موفقیت در حال کار است و در طول اين مدت مورد محك واقعي كاربران خود قرار گرفته و قابليت‌هاي آن به مرور بهبود يافته است. اين روند بنا به سياست‌هاي تدوين شده، در ادامه عرضه اين نرم‌افزار نیز به موازات پیشرفت تکنولوژی و زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات ادامه خواهد داشت. در ادامه به تشريح برخی از ويژ‌گي‌هاي فنی اين نرم‌افزار خواهيم پرداخت:

• كار در محيط شبكه
• دسترسی راه دور
• به روزآوري هم زمان (OLTP: Online Transaction Processing)
• جامعيت (Integrate System)
• قابليت مديريت چند پروژه
• امنيت
• انعطاف
• قابليت انتقال و ارتباط با نرم‌افزار های آفیس
• گزارشات سفارشي
• هوشمندي و ارائه پيشنهاد و هشدارها
• رابط كاربري مناسب
• برنامه ریزی و مدیریت منابع پروژه
• امکان محاسبه درصد پیشرفت فعالیت ها بر اساس PMS 
• پشتيباني از تاريخ های شمسی و میلادی
• پشتیبانی فرآیندهای پروژه ( BPM)

1- امکانات و قابلیت های بخش مدیریت و کنترل مدارک پروژه های مهندسی (Engineering):

كنترل مدارك:

• نمايش ليست مدارك (MDR) در قالب شكست فعاليت‌هاي پروژه (WBS View)
• نمايش مدارك بر اساس ترانسميتال‌ها(Transmittal View)
• نمايش مدارك تهيه شده داراي كامنت (Comment View)
• مديريت آيتم‌هاي متوقف (Hold Items)
• گزارش‌هاي اصلي نسخه استاندارد به علاوه گزارش های سفارشی کارفرما بر اساس امکانات قابل دسترس در نسخه استاندارد
• آلارم‌هاي و هشدارهاي پروژه
• آخرين وضعيت مدارك پروژه
• امکان ثبت ترانسمیتال خودکار
• امکان ثبت کامنت شیت، Reply Sheetو Conclusion
• امکان دریافت خروجی اتوماتیک با فرمت Word و Excel ترانسمیتا، کامنت، Reply Sheet از نرم افزار
• امکان ثبت اطلاعات فنی و مشخصات تکنیکال و فایل های مربوط به هر مدرک
• امکان مدیریت پروژه های نظارت مهندسی (MC)

مدیریت فایل های پروژه

• مدیریت فایل ها از سه طریق پروتکل FTP، فایل ها به صورت مستقیم در بانک اطلاعات و ارتباط با سیستم File Sharing سازمان
• قابلیت دانلود و آپلود فایل ها با رعایت حق دسترسی
• امکان بازیابی و دسترسی گروهی به فایل ها با رعایت سطح دسترسی (Packaging)
• امکان الصاق فایل های خارج از Doc List شامل مدارک Feed و مرتبط به مدارک

مديريت پروژه:

• تعريف برنامه زماني پروژه شامل شروع و پايان فعاليت‌ها
• ارائه درصد پيشرفت به ازاي هر مدرك
• محاسبه درصد پيشرفت بر اساس كل مدارك
• مدیریت پيشنيازي‌ها
• امکان مدیریت و اعمال درصد پیشرفت در مراحل پیش از تهیه مدارک (بر اساس رویه هماهنگی پروژه)
• امكان بررسي تاريخچه نحوه پيشرفت مدارك

گردش داخلي مدارك:

• امکان تعریف نقش های پروژه در گردش داخلی مدارک
• امکان تعریف فلوی گردش مدارک به ازای هر پروژه
• گردش داخلي مدارك مطابق با فلوی سازمان
• تعريف ماتريس توزيع
• مديريت تاخيرها  و ارائه هشدار
• توليد ترانسميتال داخلي

گزارش ها و داشبورد

• امکان دریافت خروجی گزارش ها  به فرمت اکسل، پی دی اف یا ارسال ایمیل برای سایرین با رعایت سطح دسترسی
• گزارش آخرین وضعیت مدارک
• گزارش تاریخچه مدارک
• گزارش جزئیات تهیه مدارک
• گزارش تاخیرهای کارفرما و مشاور
• گزارش خلاصه وضعیت پروژه به لحاظ تعداد مدارک و وضعیت آنها
• داشبورد کنترل مدارک
• گزارش Statistic ، نمايش نمودار وضعيت تهيه مدارك
• گزارش پیشرفت پروژه
• گزارش خلاصه وضعیت پروژه
• داشبورد کنترل پروژه (منحنی پیشرفت)
• گزارش مقایسه ای نفرساعات و  پیشرفت فیزکی با برنامه
• گزارش نفر ساعت پروژه
• گزارش تایم شیت به صورت PIVOT Table
• گزارش کارکرد بر اساس مدارک
• گزارش مدیریتی تایم شیت
• داشبورد منابع انسانی
• داشبورد سبد پروژه ها
• داشبورد سبد پروژه ها

مكاتبات پروژه:

• امكان ثبت مكاتبات
• امكان ثبت ارتباطات (نامه های مرتبط، مدارک مرتبط)
• ارائه گزارش ليست مكاتبات
• ارتباط مدارك با بخش كنترل مدارك
• مدیریت آیتم های صورت جلسه و تعریف اکشن بر روی آنها یا نامه ها با قابلیت ارسال آلارم جهت انجام
• امکان شماره گذاری خودکار مکاتبات
• مديريت درخواست‌هاي فني (Technical Queries)
• امکان تعریف پروژه و پروپوزال
• امكان ورود و تغيير ليست مدارك از طریق نرم افزار اکسل
• امکان ورود و تغییر برنامه زمانبندی از طریق نرم افزار اکسل
• امکان ورود ترانسمیتال، کامنت ها، پیشنیازی های گذشته از طریق نرم افزار اکسل
• امكان ورود برنامه زمانبندي
• تعريف پيشنيازي‌ها
• تعریف رویه هماهنگی به تفکیک هر پروژه
• تعریف کاربران و پرسنل سازمان
• تعریف پرسنل و چارت سازمانی پروژه ها
• تعریف سطوح دسترسی کاربران
• تنظیمات عمومی ماژول استاندارد
• تنظیمات ایمیل و File Sharing
• ماژول BPM برای تعریف فرایند گردش داخلی سیستم به صورت بصری
• تعریف قراردادها
• تعریف نحوه محاسبه صورت وضعیت ها
• تنظیمات تایم شیت
• تعریف کاربران وب

مديريت منابع پروژه:

• مدیریت کارکرد تیم مهندسی (تايم شيت ) به همراه گزارش های مربوطه
• گزارش كاركرد پرسنل
• امكان بررسي تاريخچه نفر ساعت استفاده شده در تهیه مدارک پروژه
• تقویم پروژه بر اساس برنامه زمانبندی ارائه شده در بخش مدیریت پروژه
• تحلیل و مقایسه منابع انسانی در پروژه ها به صورت هم زمان
• امكان آناليز ميزان كاركرد پرسنل بر روي مدارك
• تحلیل برنامه واقعی و برنامه ریزی منابع با داده های واقعی پروژه (Actual/Plan Resource Plan Report)
• امکان تعریف برنامه زمابندی پیمانکاران دست دوم با وزن های متفاوت
• امکان تعریف رویه هماهنگی کار با پیمانکاران
• امکان محاسبه پیشرفت پیمانکاران

مدیریت مالی پروژه:

• امکان تعریف CBS به ازای آیتم های صورت وضعیت
• امکان محاسبه CBS بر اساس قیمت کلی پروژه و وزن های فعالیت ها
• امکان محاسبه و صدور صورت وضعیت به صورت خودکار
• قابلیت تعریف دریافتی های پروژه
• قابلیت مشاهده جریان مالی پروژه
• قابلیت تعریق قراردادهای مهندسی
• امکان ثبت CBS پیمانکاران
• امکان ثبت و محاسبه صورت وضعیت پیمانکاران دست دوم

پانل مدير سيستم:

• امکان تعریف پروژه و پروپوزال
• امكان ورود و تغيير ليست مدارك از طریق نرم افزار اکسل
• امکان ورود و تغییر برنامه زمانبندی از طریق نرم افزار اکسل
• امکان ورود ترانسمیتال، کامنت ها، پیشنیازی های گذشته از طریق نرم افزار اکسل
• امكان ورود برنامه زمانبندي
• تعريف پيشنيازي‌ها
• تعریف رویه هماهنگی به تفکیک هر پروژه
• تعریف کاربران و پرسنل سازمان
• تعریف پرسنل و چارت سازمانی پروژه ها
• تعریف سطوح دسترسی کاربران
• تنظیمات عمومی ماژول استاندارد
• تنظیمات ایمیل و File Sharing
• ماژول BPM برای تعریف فرایند گردش داخلی سیستم به صورت بصری
• تعریف قراردادها
• تعریف نحوه محاسبه صورت وضعیت ها
• تنظیمات تایم شیت
• تعریف کاربران وب
• تنظیمات عمومی پکیج پیشرفته

صفحه کاربری:

• صفحه شخصي كاربر
• مدیریت نوت و پیغام های داخلی
• آلارم‌ها
• رويدادها و مناسبت‌ها
• تقويم شخصی
• مدیریت تراکنش ها
• تنظیمات کاربری

مدیریت مراجع:

• امکان بارگذاری و ایجاد آرشیو فنی مراجع و مدارک فنی و مهندسی شامل استاندارد ها مهندسی، هندبوک ها، کتابچه و …
• ثبت مدارک متفرقه به ازای هر پروژه

ماژول وب:

• امکان گردش داخلی مدارک  جهت تهیه مدرک
• گردش مدارک جهت کامنت گذاری روی آنها یا پاسخگویی به کارفرما
• امکان بارگذاری مدارک
• امکان دانلود مدارک مطابق با سطوح دسترسی
• امکان ثبت ترانسمیتال و Reply Sheet  توسط کاربر طراح
• امکان ثبت کامنت شیت توسط کاربر کارفرما و ناظر
• مشاهده باکس ورودی و خروجی به ازای نقش های مختلف کاربر
• گزارش آخرین وضعیت مدارک
• گزارش پیشرفت
• گزارش جزئیات گردش مدارک
• گزارش تاخیرها

2- امکانات و قابلیت های بخش مدیریت خرید و تدارکات (Procurement):

مهندسی خرید:

• امکان تشخیص مدارک خرید در ماژول مهندسی به تفکیک MTO, MR و TBE
• امکان تعریف اقلام و تعداد آنها (BOM یا BOQ) مربوط به MR و MTO از طریق Import یا صفحه کاربری پیش بینی شده در نرم افزار
• امکان برقراری ارتباط بین مدارک خرید و سایر مدارک مورد نیزا جهت انجام فرآیند خرید و تدارکات شامل دیتا شیت ها، محاسبات، نقشه ها،…
• امکان Clarification و تبادل اطلاعات و فایل ها بین واحدهای مهندسی و خرید و همچنین شرکت های فروشنده و سازنده دعوت شده به مناقاصات
• قابلیت تولید پکیج از مجموع چند درخواست خرید (MR) جهت اخذ استعلام، مناقصه و عقد قرارداد
• امکان توزیع درخواست خرید بین فروشندگان و سازندگان مطابق با لیست تائید شده (AVL) پروژه
• قابلیت اخذ پیشنهاد های فنی و مالی و ارسال پیشنهاد فنی جهت اظهار نظر بخش مهندسی
• امکان بررسی پیشنهادها و تنظیم TBE جهت ارزیابی صلاحیت فنی پیشنهاد دهندگان
• امکان تعریف لیست مدارک فروشندگان و سازندگان (VDR) و بررسی و چرخش آنها جهت اظهار نظر بخش مهندس
• امکان اخذ پیشرفت از فاز تولید مدارک و مستندات در فاز خرید

مدیریت فروشندگان و سازندگان:

• امکان تعریف و Import بانک اطلاعاتی شرکت های سازنده و فروشنده
• امکان تعریف و Import لیست شرکت های سازنده و فروشنده تائید شده توسط کارفرما در یک پروژه (AVL)
• امکان تعریف ساختار درختی جهت گروه بندی شرکت های سازنده و فروشنده برا ساس فیلدهای فعالیت طی سطوح نامحدود
• امکان اخذ سوابق و نحوه عملکرد سازندگان و فروشندگان در پروژه های قبلی
• سیستم ارزیابی شرکت ها
• امکان فعال سازی سامانه وب شرکت ها

مناقصات و استعلام فنی:

• امکان اخذ استعلام بر روی پکیج های تعریف شده از سازندگان و فروشندگان مرتبط
• امکان دریافت پیشنهاد های فنی و مالی
• برخورداری از سیستم Clarification برای مدیریت مکاتبات و تبادل اطلاعات بین طرفین
• امکان تبادل اطلاعات مربوط به پیشنهاد های فنی با واحد مهندسی و شرکت ها
• امکان برگزاری مناقصه از شرکت ها در خصوص پکیج ها
• امکان تعریف پاکات مناقصه و محتوی آنها
• امکان تعریف شرایط عمومی و خصوصی مناقصه اعم از مالی، حقوقی، فنی، حمل و تحویل
• امکان تعریف ضمانتنامه ها در مناقصه
• امکان ثبت CBE
• سیستم امتیاز دهی و اعلام برنده

مدیریت قراردادها:

• امکان ثبت و عقد قرارداد ناشی از استعلام های اخذ شذه و مناقصه های برگزار شده
• امکان ثبت شرایط عمومی و خصوصی قرارداد
• امکان ثبت شرایط حمل، بازرسی و نحوه تحویل در قرارداد
• امکان ثبت شرایط مالی و ترم های پرداختی
• امکان تعریف کسورات قانونی و سایر جزئیات مالی قراداد نظیر بیمه و مالیات
• قابلیت تعریف ضمانتنامه های قرارداد
• ثبت پرداخت های قرارداد
• قابلیت تعریف فعالیت های هر قرارداد  و ثبت برنامه زمانبندی  این فعالیت ها بر اساس پنج بخش مدارک و مستندات (VDR)، ساخت (Manufacturing)، بازرسی (Inspection)، حمل (Shipment) و تحویل (Delivery)

تدارکات و بازرگانی:

• امکان اخذ وضعیت تولید مدارک و مستندات به صورت خودکار از بخش ماژول مهندسی
• امکان ثبت وضعیت انجام فعالیت های ساخت شامل وضعیت تامین داخلی ساخت و عملیات ساخت بر اساس فعالیت های تعریف شده در قرارداد
• امکان ثبت گزارش های مربوط بازرسی های انجام شده از کالا و نتایج آن بر اساس فعالیت های تعریف شده قرارداد
• امکان ثبت وضعیت و مراحل حمل کالاها به تفکیک لیست اقلام تعریف شده
• امکان ثبت وضعیت تحویل و ثبت تعدادی اقلام تحویل شده به انبار در سایت پروژه

مکاتبات پروژه:

• قابلیت ثبت نامه ها، صورت جلسات، ایمیل ها و سایر مکاتبات مربوط به پروژه
• امکان برقراری ارتباط بین مکاتبات و قراردادها، مناقصات، استعلام ها، پیکج ها، درخواست های خرید و اقلام مربوط به آنها
• امکان ثبت فعالیت ها و اقدام های مرتبط با مکاتبات
• مدیریت فایل های مرتبط با مکاتبات

کنترل پروژه خرید و بازارگانی:

• امکان تعریف برنامه زمانی پروژه مطابق با فعالیت های تعریف شده در بخش قراردادها
• امکان تخصیص درصد وزنی به فعالیت ها
• قابلیت برقرار ارتباط از گزارش های ثبت شده در بخش تدارکات و بازرگانی جهت محاسبه درصد پیشرفت کار
• امکان رصد نمودن وضعیت درخواست های خرید و اقلام مربوط به آنها در هر مرحله از پروژه

گزارش ها و داشبورد:

• اخذ گزارش از پکیج ها و درخواست های خرید (MR) به همراه آخرین وضعیت آنها
• اخذ گزارش از آخرین وضعیت مناقصات به تفکیک درخواست های خرید (MR)
• اخذ گزارش از آخرین وضعیت استعلام های اخذ شده به تفکیک درخواست های خرید (MR)
• اخذ گزارش از آخرین وضعیت اقلام پروژه به تفکیک پکیج، درخواست خرید
• اخذ خلاصه گزارش از وضعیت هر استعلام و مناقصه بر روی هر پکیج
• اخذ خلاصه پرونده و وضعیت هر قرارداد
• گزارش آماری وضعیت اقلام پروژه
• وضعیت اقلام تحویلی به سایت

ماژول وب سازندگان و فروشندگان:

• تخصیص نام کاربری و کلمه عبور و فعال سازی استفاده شرکت ها از سامانه فروشندگان و سازندگان
• دریافت ایمیل خودکار جهت ورود به سامانه و رویت مناقصه یا استعلام های جدید توسط فروشندگان و سازندگان
• امکان مشاهده استعلام ها و مناقصه های برگزار شده توسط کارفرما از طریق سامانه
• امکان تبادل اطلاعات و مکاتبات (Clarification) از طریق سامانه با شرکت
• امکان پاسخگویی و ارائه پیشنهاد فنی و مالی از طریق سامانه
• امکان رویت وضعیت پیشنهادهای ارائه شده
• به روز رسانی خودکار وضعیت مدارک و مستندات و تبادل اطلاعات فایل های مربوط به استعلام ها
• آگاهی از نتیجه استعلام ها و مناقصه ها
• بایگانی سوابق استعلام ها و مناقصات

افزونه های نرم افزار:

• افزونه ارسال و دریافت ایمیل با اتصال به ایمیل سازمان
• ماژول BPMS برای طراحی فرآیند گردش داخلی مدارک در پروژه ها
• فرآیند تولید ترانسمیتال داخلی و خارجی، کامنت شیت  با امکان مدیریت رويژن گذاری و مدیریت نسخ مجزا برای گردش داخلی
• داشبورد مدیریت و گزارش ها با بیش از 20 گزارش متنوع با امکان تنظیم گزارش جدید بر اساس ماژول های فعال در سیستم
• قابلیت ارائه خروجی گزارش های نرم افزار به برنامه های Word و Excel
• ماژول ادمین جهت مدیریت حرفه ای سیستم توسط مشتری  با امکان  Import کلیه اطلاعات پروژه هایی که پیش از استقرار EDMS آغاز شده اند.

لیست شرکت هائی که تا کنون این نرم افزار در  آنها پیاده سازی شده است :

• شرکت مهندسی فرینه صنعت
• شرکت هیدکو
• شرکت پتروشیمی هرمز
• شرکت پایندان
• شرکت پرآور
• شرکت مهندسی طرح و تدبیر سام اکسون
• شرکت پایانه های نفتی ایران
• شرکت مهندسین مشاور طرح اندیشان
• شرکت ماشین سازی اراک
• شرکت مهندسین مشاور پارس
• شرکت مهندسان مشاور ستیران
• شرکت نوین دانش آیند (گروه صنعتی ندا)
• شرکت طرح نو اندیشان
• شرکت سروش انرژی پویا
• شرکت فولاد بافق
• شرکت فولاد زنجان
• شرکت فاتح صنعت
•  پژوهشگاه صنعت نفت

توضیحات :

این نرم افزار که توسط همکاران بنده در شرکت آریا فناوران سیستم ماد (آفام) طراحی شده است طی ده سال گذشته با استقرار در پروژه های مختلف و رشد تدریجی حین کار در محیط واقعی توسعه یافته است و  در پروژه های بسیاری مستقر و اجرایی گردیده و برای سازمان هائی که به دنیال یک نرم افزار جامع و یکپارچه هستند ، پیشنهاد می شود .

نحوه خرید این نرم افزار :

شرکت ها و سازمان هائی که تمایل به آشنائی بیشتر با قابلیت های این نرم افزار و یا خرید آن دارند، می توانند جهت هماهنگی جلسه حضوری و ارائه نمونه های پیاده سازی شده، با اینجانب تماس بگبرند.

تماس با من 

پکیج ها و افزاونه های قابل ارائه

1- پکیج های نرم افزار

مطابق با تقسیم بندی انجام شده، نرم افزار EDMS در دو پکیج Standard، Advance و نرم افزار PPMS در یک پکیج استاندارد ارائه می گردد که هر پکیج خود به صورت محدود (پنج پروژه و سی کاربر) و نامحدود (تعداد کاربران و پروژه ها نامحدود) و شامل ماژول های مختلف با جزئیات مندرج در جداول زیر می باشد.

نرم افزار مدیریت اطلاعات و مدارک مهندسی (پکیج استاندارد) :

ردیف*	نام پکیج/ماژول
1	پکیج استاندارد
1-1	ماژول کنترل مدارک
1-2	ماژول مدیریت فایل های پروژه
1-3	ماژول مدیریت پروژه
1-4	ماژول گردش داخلی مدارک – پیمانکار پروژه های طراحی
1-5	ماژول گردش داخلی مدارک –پروژه های نظارت یا کارفرمایی
1-6	ماژول مکاتبات، آرشیو فنی و فایل های فنی متفرقه پروژه

نرم افزار مدیریت اطلاعات و مدارک مهندسی (پکیج پیشرفته) :

ردیف*	نام پکیج/ماژول
2	پکیج پیشرفته
2-1	ماژول مدیریت منابع پروژه (منابع انسانی)
2-2	ماژول مدیریت مالی پروژه (صورت وضعیت ها و قراردادها)
2-3	مدیریت پیمانکاران دست دوم پروژه
2-4	مدیریت مدارک مهندسی خرید
2-5	مدیریت مدارک سازندگان و فروشندگان
2-6	مدیریت دانش در پروژه
2-7	مدیریت تغییرات Change Order
2-8	ماژول وب

نرم افزار مدیریت اطلاعات خرید و تدارکات :

ردیف*	نام پکیج/ماژول
3	پکیج استاندارد
3-1	ارجاع و ارتباط با ماژول مهندسی
3-2	مناقصه و استعلام فنی
3-3	مدیریت قراردادها
3-4	تدارکات و بازرگانی (بازرسی، حمل، تحویل)
3-5	کنترل پروژه خرید و بازرگانی
3-6	ماژول وب

^* گزارش ها و داشبورد و پانل مدیریت سیستم به تناسب ماژول های نصب شده بر روی سیستم در دسترس می باشند.

2- افزونه های نرم افزار

علاوه بر قابلیت های ذکر شده در پکیج های مندرج در جدول 1، افزونه های زیر نیز در پکیج های سیستم به صورت پیش فرض و بدون نیاز به شارژ مالی (رایگان) وجود دارد.

2-1- افزونه ارسال و دریافت ایمیل با اتصال به ایمیل سازمان

2-2- ماژول BPMS برای طراحی فرآیند گردش داخلی مدارک در پروژه ها

2-3- فرآیند تولید ترانسمیتال داخلی و خارجی، کامنت شیت  با امکان مدیریت رويژن گذاری و مدیریت نسخ مجزا برای گردش داخلی

2-4- داشبورد مدیریت و گزارش ها با بیش از 20 گزارش متنوع با امکان تنظیم گزارش جدید بر اساس ماژول های فعال در سیستم

2-5- قابلیت ارائه خروجی گزارش های نرم افزار به برنامه های Word و Excel

2-6- ماژول ادمین جهت مدیریت حرفه ای سیستم توسط مشتری  با امکان  Import کلیه اطلاعات پروژه هایی که پیش از استقرار EDMS آغاز شده اند.

 

3- زمان بندی جهت استقرار نرم افزار

مطابق با تقسیم بندی انجام شده پکیج های نرم افزار EDMS در بخش قبل، استقرار بخش های مختلف سیستم به شرح جدول 2 خواهد بود. ضمنا پس از زمان استقرار بنا به نوع پکیج دوره دو تا چهارماهه پشتیبانی به صورت رایگان نیز جزء خدمات ارائه شده خواهد بود.

جدول 1- زمانبندی و پیشنیازی های استقرار

ردیف	نام پکیج	مدت زمان استقرار	پیش نیازی ها
1	ماژول مهندسی پکیج استاندارد بدون بخش گردش داخلی مدارک	یک هفته پس از تحقق پیشنیازی ها	· لیست پروژه ها و اطلاعات مربوط به آن· · لیست مدارک به ازای هر پروژه · برنامه زمانبندی · لیست مدارک Issue شده به ازای هر پروژه · لیست کامنت ها و پاسخ ها · لیست پرسنل سازمان به تفکیک واحدهای سازمان · رویه هماعنگی پروژه ها ·  ساعات کاری سازمان
2	ماژول مهندسی پکیج استاندارد – مدیریت فایل های پروژه	یک هفته پس از استقرار ردیف 1 و تحقق پیشنیازی ها	· راه اندازی File Server یا FTP Server
3	ماژول مهندسی بخش گردش داخلی مدارک از پکیج استاندارد	یک هفته پس از استقرار ردیف 1 و تحقق پیشنیازی ها	· فلوی نهایی گردش مدارک ·  ماتریس توزیع ·نقش پرسنل و چارت سازمانی پروژه
4	ماژول مهندسی پکیج پیشرفته	یک هفته پس از استقرار ردیف 1 و تحقق پیشنیازی ها	· لیست نامه ها و سایر مکاتبات · لیست فعالیت های خارج از کار روی لیست مدارک · ارائه پارامترهای محاسباتی توسط واحد کنترل پروژه
5	ماژول مهندسی پکیج پیشرفته–ماژول وب	یک هفته پس از استقرار ردیف 3  و تحقق پیشنیازی ها	·  نصب سرور وب · فراهم سازی دسترسی های لازم بر روی سرو و ایجاد بستر ارتباطی و اعطای مجوز دسترسی های مورد نیاز
6	ماژول خرید و تدارکات پکیج استاندارد	یک ماه پس از استقرار ماژول مهندسی	·ارائه فرمت ها و رویه ها در واحد خرید و تدارمات
7	ماژول خرید و تدارکات ماژول وب	یک هفته پس از ردیف 6	· نصب سرور وب ·فراهم سازی دسترسی های لازم بر روی سرو و ایجاد بستر ارتباطی و اعطای مجوز دسترسی های مورد نیاز
8	آموزش و تحویل	پس از استقرار هر ماژول	·معرفی نفرات ·فضای آموزش

علاوه بر پیشنیازی های اشاره شده در جدول 1، حداقل پیشنیازی های سخت افزاری، مهیا نمودن تجهیزات سرور و کلاینت به شرح جدول زیر می باشد:

جدول 2- ملزومات استقرار:

ملزومات استقرار سرور
کامپوننت­ها	حداقل الزامات
نوع سرور	سرور مجازی یا فیزیکی مطابق با مشخصات مندرج در این حدول
پردازنده	Intel Dual (Min Recommendation: 3.46 GHz, 6-core, 12Mb Cache, 130W, DDR3)
حافظه	8 گیگابایت
فضای دیسک	حداقل 30 گیگا بایت نوع هارد SSD
فضای ذخیره سازی برای راه اندازی سیستم FTP File Sharing	میزان فضا بستگی به حجم پروژه های سازمان (حداقل یک ترابایت) خواهد داشت.
راه اندازی ماژول وب	Microsoft Window IIS
سیستم عامل	Windows Server 2008R2 or Later
DBMS	SQL Server 2012 or 2014
نرم افزارهای لازم	Microsoft .NET Framework 4.6
کارت شبکه	NIC 1000
کنترلر دامنه	Domain Controller
ملزومات استقرار کلاینت
کامپوننت­ها	حداقل الزامات
پردازنده	32 or 64 bits
حافظه	4 گیگابایت
فضای دیسک	حداقل 10 گیگا بایت
مانیتور	17 or 19″ Wide
سیستم عامل	Windows XP, 7, 8, 10, or Later
نرم افزارهای لازم	Microsoft .NET Framework 4.6, Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader
کارت شبکه	NIC 1000