یکی از کارهائی مهمی که کارشناسان کنترل پروژه حرفه ای و با تجربه در محل کارگاه (پروژه) انجام می دهند ، تهیه Action Plan و ارائه آن به تیم اجرائی و پیمانکاران می باشد.
Action Plan یا برنامه عملیاتی عبارت است از یک برنامه کارگاهی که برای رسیدن به هدف یا اهداف کوتاه، بر اساس برنامه اولیه پروژه و یا کارهائی که توسط ذینفعان پروژه (رئیس کارگاه ، کارفرما و ..) در یک بازه زمانی کوتاه (معمولا دو تا چهار هقته ای) زمانبندی می شود.
فعالیت ها بهتر است در Action Plan با جزئیات بیشتری تعریف بشوند تا امکان کنترل بیشتری برای آنها میسر گردد، که این جزئیات می تواند شامل :
- فعالیت چگونه
- با چه منبعی (چه پیمانکار یا گروه کاری)
- در چه تاریخی
- با چه مدت زمانی
- و با چه بودجه ای انجام می شود.
برای تهیه Action Plan لازم است با همکاری تیم کارگاهی (کارشناسان دفتر فنی و اجرا، کنترل پروژه، رئیس کارگاه ) در قالب یک فرم اکسل ، فعالیت ها ، الویت ها ، مدت زمان، Deadlineها ، منابع و دیگر موارد مورد نیاز ثبت شده و سپس در نرم افزار MSP زمانبندی آن را تهیه کنید.
گام هایی که لازم است در تهیه Action Plan رعایت گردد:
- تمرکز بر الویت ها :
با انجام این کار، خود را در بین صدها فعالیت اجرائی (جبهه های کاری باز) غرق نمی کنید بلکه بر روی آنهائی متمرکز می شوید که برای رسیدن به اهداف اعلام شده دارای اهمیت بیشتری هستند.
- مشخص کردن وضعیت فعالیت ها:
با انجام این کار مجبور نخواهید بود که همه فعالیت ها را چند بار بررسی کنید تا متوجه شوید فعالیت ها در چه وضعیتی هستند،بلکه با انجام یک فیلتر ، این موضوع قابل پیگیری خواهد بود.
وضعیت (Status) فعالیت ها عبارتند از :
تکمیل شده (Completed)
در حال انجام (In progress)
متوقف شده (Hold)
تحویل شده (Delivered)
باز (open)
و …
- مشخص کردن فرد پاسخگو برای هر فعالیت :
اگر سوال و یا پیگیری لازم در خصوص فعالیت های Action Plan داشته باشد این کار باعث خواهد شد که بدانید باید پیش چه شخصی بروید.
- برگزاری جلسات پیگیری :
با برگزاری منظم و مدون جلسات کنترل پروژه کارگاهی، دلایل و موانعی که کارها مطابق Action Plan انجام نمی شود را متوجه خواهید شد و نسبت به برطرف نمودن دلیل ریشه ای تاخیر و یا تهیه برنامه جبرانی اقدام خواهید کرد.
