آشنائی با ادعا و مدیریت ادعا در پروژه

هر عاملی که سبب بروز اختلاف در تعهدات مندرج در قرارداد شود می تواند توسط پیمانکار و کارفرما در معرض ادعا قرار گیرد، به عبارت دیگر، ادعا ابزاری برای اثبات حقی برای جبران هزینه ها یا زمان تحمیل شده خارج از قرارداد است.

آنچه که ادعا را از یک تغییر متمایز می کند، عنصر “اختلاف نظر” بین طرفین نسبت به چیزی است که درخواست شده است، که اگر توافق حاصل شود، ادعا از بین می رود و تغییر نامیده می شود، در غیر اینصورت این ادعا ممکن است به مذاکره، واسطه گری، داوری و در نهایت به مراجع قضائی (دادگاه) ادامه یابد تا اینکه حل شود.

علل اصلی ادعاها در پروژه معمولا عبارتند از فعالیت های مهندسی و طراحی نادرست، قراردادهای نامناسب، محدوه کار و مشخصات فنی مبهم ونامشخص، کنترل ، نظارت و ارتباطات ضعیف و … که این عوامل منجر به تطویل زمان و افزایش هزینه پروژه و در نهایت ادعای مالی را سبب خواهد شد.

نمونه مثال هائی که پیمانکار می تواند علیه کارفرما ادعا کند:

1- قرارداد و محدوده کاری را باز در نظر می گیرد.

2- در پرداخت صورت وضعیت ها،پیش پرداخت و تعهدات مالی تاخیر داشته باشد.

3- در تصمیم گیری های مدیریتی که لازم است توسط کارفرما اعلام نظر شود، تاخیر داشته باشد.

4- اطلاعات مورد نیاز را در دسترس نداشته باشد و یا با تاخیر در اختیار پیمانکار قرار دهد.

5- خارج از موعد به مكاتبات و پرسش های كتبی پیمانكار پاسخ دهد.

6- اعمال تغییرات در محدوده کار و …

نمونه مثال هائی که کارفرما می تواند علیه پیمانکار ادعا کند:

1- افزایش زمان و هزینه پروژه به دلیل قصور پیمانکار

2- تغییر در سطح كیفیت کار که در مفاد قرارداد عنوان شده است.

3- تغییر در محدوده کار و …

مدیریت ادعا (Claim Management) یک فرآیند اجتناب ناپذیر در پروژه های اجرایی (Construction) می باشد که بتوان با استفاده صحیح از آن به نتلیج مطلوبی دست پیدا کرد و به صورت کلی مدیریت مطالبات پیمانکار که به دلیل انجام کارها و مقادیر پیش بینی نشده در قرار داد و یا عدم رعایت تعهدات و قصور کارفرما به وجود می آید، را نیز مدیریت ادعا می گویند.

یکی از موضوعات مهم در مدیریت پروژه به ویژه پروژه های Construction ، مدیریت ادعا می باشد که ارتباط نزدیکی با اصول فنی و مهندسی ، مبانی حقوقی پیمان و مباحث کنترل پروژه دارد که می توان با مدیریت صحیح آن ادعاهای در طول چرخه حیات پروژه را به حداقل رساند.

به طور کلی پروژه های اجرائی دارای 4 فاز یا مرحله می باشد:

فاز قبل از مناقصه (Pre-tender) : این مرحله شامل طراحی مفهومی و طراحی مستندات قرارداد،، برگزاری جلسات قبل از مناقصه ودعوت به مناقصه می باشد.
فاز تهیه و تدوین قرارداد (Contract Formulation) : این مرحله شامل تهیه و ارائه پیشنهادات، ارزیابی های مناقصه، مذاکرات پیش قرارداد ، تهیه و تدوین چارچوب قرارداد.
فاز اجرا (Construction):این مرحله شامل اجرای فعالیت های پروژه تا اتمام آن می باشد.
فاز پس از اتمام پروژه (Post Completion) : این مرحله شامل حل و فصل مسائل مهم و باز و همچنین نهایی سازی صورت وضعیت ها می باشد.

نکته:

اغلب ادعاها در فاز سوم یعنی Construction رخ می دهد، اما زمینه های بروز آن، در مدارک و مستندات قراردادی (فاز Contract Formulation) است که می تواند به دلیل عدم شفافیت و یا ناکافی بودن اطلاعات در اسناد مناقصه پروژه (فاز Pre-tender) نیز باشد .
بزرگترین فرصت برای جلوگیری از ادعا هنگامی پایان می یابد که اسناد مناقصه نهایی و قرارداد منعقد شود.

فرآیندهای مدیریت ادعا:

با توجه به فازهای مختلف پروژه های اجرائی که در بالا به آنها اشاره شد فرآیندهای مدیریت ادعا عبارتند از:

1- جلوگیری از ادعا (Claim Prevention) : اقداماتی است که باید در فاز اول (Pre-tender) انجام شود.

2- کاهش ادعا(Claim Mitigation) اقداماتی است که باید در فازهای دو و سه ( Constructionو Contract Formulation) انجام شود.

3- پیگیری ادعاها (Pursuing Claims) : اقداماتی است که باید در فازهای سه و چهار (Post completion و Construction) انجام شود.

این فرآیند شامل دو بخش زیر می باشد:

3-1 شناسائی ادعا (Claim Identification)

3-2 کمی سازی ادعا ( Claim Quantification)

4- حل و فصل ادعا (Claim Resolution) :شامل اقداماتی است که باید در فازهای سه و چهار (Post completion و Construction) انجام شود.

در صورت بروز هر گونه اختلاف در پروژه، هدف آن است که مسائل به زودی و در کمترین زمان حل و فصل شوند چون در غیر اینصورت، اختلاف ها پیچیده تر و با صرف زمان و هزینه بیشتری حل خواهند شد.

مراحل فرآیند حل و فصل اختلافات در سطح اول با مذاکره شروع می شود، و سپس با میانجیگری و بعد داوری و در نهایت با مراجعه به دادگاه و اعاده دادرسی (در موارد خاص) پایان می یابد.

برخی اقداماتی که در طول فرآیندهای مدیریت ادعا انجام می شود عبارتند از:

ارزیابی و بررسی کامل محدوده کار مورد نظر قبل از مناقصه
حفظ رویکرد برد – برد (Win – Win) در بیان ادعا
برآورد زمان مناسب جهت اجرای پروژه، با در نظر گرفتن زمان کوتاه و غیر منطقی برای اجرای پروژه مشکلات زیادی به همراه خواهد داشت.
شناسایی و پیگیری نیاز ذینفعان
تشکیل تیم مدیریت ادعا پس ار عقد قرارداد با تعیین تعهدات، مسئولیت ها و اختیارات هریك از اعضای آن
استفاده از مشاوران حقوقی
تهیه برنامه مدیریت ریسک و الزام به استفاده از اشتراک گذاری ریسک پروژه بین اعضای تیم پروژه
تهیه بیانیه ادعا (Statement of claim) : پس از فرآیند شناسائی ادعا، نیاز به تهیه Statement of claim وجود دارد که در این بیانیه دلایل چرائی ادعا خود را اعلام می کنید.
تشکیل هیئت بررسی اختلاف-DRB (Dispute Review Board) در پروژه های بزرگ : DRB به عنوان یک نوع هیئت داوری، زمینه ایجاد هر گونه اختلاف در طول پروژه را کاهش می هد.
استفاده از درس آموختنی های پروژه های قبلی
مستند سازی: مستندات خوب و قوی منجر به به رسمیت شناختن تغییرات و کمک به کاهش استدلال طولانی مدت بین طرفین می شود که با انجام این کار، دفاع خوبی در برابر ادعاهای خود ارائه می دهید.
شناسائی روش های حل اختلاف
استفاده از فرآیندهای تصمیم گیری ، عدم وجود فرآیندهای تصمیم گیری در پروژه، منجر به تاخیر در کار، اختلاف و ادعا خواهد شد.